Oto servis araç kabul formu; müşteri ve araç bilgilerini, teslim anındaki durumu, bildirilen şikâyetleri ve ilk aşamada yapılması kararlaştırılan işlemleri içerecek şekilde hazırlanmalıdır. Form, aracı teslim alan personelin ve müşterinin aynı bilgiler üzerinde anlaşmasını sağlamalıdır.
İyi bir kabul kaydı, yalnızca plaka ve telefon numarasından oluşmaz. “Araç hangi şikâyetle geldi, teslimde nasıldı ve müşteri hangi işleme onay verdi?” sorularını sonradan da yanıtlayabilmelidir. Kâğıt veya dijital ortam kullanılabilir; önemli olan bilgilerin okunabilir, tarihli ve ilgili araçla bağlantılı olmasıdır.
Araç Kabul Formunda Hangi Bilgiler Bulunmalı?
Formu kısa bölümlere ayırmak, yoğun saatlerde bilgi atlanmasını azaltır. Günlük kullanım için şu alanlar birlikte değerlendirilebilir:
-
Servis ve kayıt bilgileri: İşletme adı, iletişim bilgileri, kabul numarası, tarih ve saat.
-
Müşteri bilgileri: Adı, soyadı, ulaşılabilecek telefon numarası ve tercih edilen iletişim kanalı.
-
Araç bilgileri: Plaka, marka, model, kilometre, yakıt ve vites tipi; gerektiğinde şasi numarası.
-
Teslim bilgileri: Aracı getiren kişi, araçla ilişkisi, teslim alınan anahtar ve ekipmanlar.
-
Müşteri talebi: Şikâyet, istenen bakım veya kontrol ve sorunun ortaya çıktığı koşullar.
-
Kabul durumu: Görünür hasarlar, gösterge uyarıları ve yaklaşık yakıt seviyesi.
-
İşlem kapsamı: İlk kontrol, varsa teşhis ücreti, onaylanan işler ve müşteriye dönüş zamanı.
-
Teyit alanı: Kaydı hazırlayan personel ile müşterinin bilgileri kontrol ettiğini gösteren imza veya uygun onay kaydı.
İlk kabul sırasında gerekmeyen ayrıntılarla formu uzatmayın. Buna karşılık boş bırakılan bir kontrol alanının “sorun yok” şeklinde anlaşılmasını önleyin; kontrol edilmediyse bunu açıkça belirtin.
Müşteri Şikâyeti Nasıl Yazılmalı?
Müşterinin anlattığı belirtiyi, servisin teknik teşhisinden ayrı kaydedin. “Bobin arızalı” yazmak yerine, henüz inceleme yapılmadıysa “Müşteri, motor ısındığında hızlanma sırasında tekleme olduğunu belirtiyor” ifadesini kullanın.
Şikâyeti netleştirmek için üç soru çoğu zaman yararlıdır: Ne zaman oluyor, hangi koşulda artıyor ve ne zamandır devam ediyor? Yakın zamanda yapılan bakım veya onarımları da not edin. Müşterinin parça değişimi talebi varsa bunu ayrıca yazın; talebi doğrulanmış arıza gibi göstermeyin.
Birden fazla şikâyeti tek cümlede toplamak yerine ayrı maddeler halinde kaydedin. Böylece teknisyen her şikâyetin kontrol sonucunu ayrı yazabilir ve teslim sırasında hangi konuların çözüldüğü daha kolay anlatılır.
Teslim Anındaki Araç Durumu Nasıl Kaydedilmeli?
Mümkünse müşteriyle birlikte aracın çevresinde kısa bir kontrol yapın. Çizik, göçük, kırık ayna veya cam hasarının yerini anlaşılır biçimde belirtin. “Kaportada çizikler var” yerine “sağ ön kapıda yatay çizik” gibi tarifler kullanın.
Gerektiğinde genel görünüm ve yakın plan fotoğraflarını kabul kaydıyla ilişkilendirin. Fotoğrafın hangi araca ve kabul tarihine ait olduğu anlaşılmalıdır. Çekiciyle gelen veya çalıştırılamayan araçlarda yapılamayan kontrolleri ayrıca işaretleyin. Görsel kabul kontrolünü, aracın bütün mekanik durumunun doğrulandığı bir inceleme gibi sunmayın.
Araç Kabulü ile Onarım Onayı Nasıl Ayrılmalı?
Aracın servise bırakılması, belirsiz kapsamlı bütün işlemlere onay verildiği şeklinde yorumlanmamalıdır. İlk aşamada yalnızca arıza tespiti yapılacaksa bunu ve varsa ücretini müşteriye açıklayarak kaydedin. Aracı getiren kişiyle işlem onayı verecek kişi farklıysa iletişim kurulacak kişiyi netleştirin.
İnceleme sonrasında ek iş gerektiğinde işlem ve bedel için ayrıca onay alın. “Müşteriyle görüşüldü” notu yerine neyin, ne zaman ve hangi tutarla onaylandığını belirtin. Ücretlerin sunumu için Oto Serviste Teklif Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli? yazısındaki adımlardan yararlanabilirsiniz.
Kabul Formu İş Emrine Nasıl Bağlanmalı?
Kabulde alınan şikâyetleri ve onaylanan işleri, aynı araçla ilişkili iş emrine aktarın. Autobioca’da müşteri, araç ve iş emri kayıtlarını birlikte takip etmek, servis sürecindeki bilgilerin dağılmasını azaltmaya yardımcı olur.
Müşteriye kabul kaydının bir kopyasını verin ve sonraki bilgilendirmenin ne zaman yapılacağını söyleyin. Teslim zamanı henüz belli değilse kesin saat vermek yerine ilk kontrol sonrasında dönüş yapılacağını belirtin. Böylece araç servise bırakıldığı anda hem yapılacak iş hem de iletişimin sonraki adımı netleşir.
