Lastik otelinde düzenli takip, lastikleri depoya yerleştirmekle tamamlanmaz. Hangi setin hangi müşteriye ait olduğu, teslim alındığındaki durumu ve depoda nerede bulunduğu birlikte kaydedilmelidir. Mevsim geçişlerinde yoğunluk arttığında eksik etiketler ve güncellenmeyen raf bilgileri, teslim süresini uzatabilir.
Yalnızca plakayı lastik poşetine yazmak yeterli değildir. Müşteri aracını satabilir, aynı kişi birden fazla araç için lastik bırakabilir veya setin bir kısmını teslim alabilir. Kayıt düzeni bu değişikliklerde de lastiklerin kimliğini korumalıdır.
Teslim Alırken Hangi Bilgiler Kaydedilmeli?
Her saklama kaydı için benzersiz bir numara oluşturun ve bu numarayı müşteriyle araç bilgilerine bağlayın. Teslim sırasında aşağıdaki bilgileri birlikte kontrol edin:
-
Müşteri adı, iletişim bilgisi ve ilgili plaka.
-
Teslim alınan lastik adedi.
-
Her lastiğin markası, modeli ve ölçüsü.
-
Jantlı veya jantsız teslim edildiği.
-
Okunabilen üretim tarihi bilgisi.
-
Gözlenen hasarlar ve varsa ölçülen diş derinlikleri.
-
Teslim tarihi, saklama dönemi ve hizmet kapsamı.
Dört lastiğin bilgilerinin aynı olduğunu varsaymayın. Ön ve arka ölçüleri farklı olabilir; set içinde farklı marka veya üretim tarihli lastikler bulunabilir. Ayrıntıları teslim sırasında kaydetmek, aylar sonra hangi lastiğin bırakıldığını tartışma ihtimalini azaltır.
Lastiklerin Mevcut Durumu Nasıl Belgelenmeli?
“Dört lastik alındı” notuna ek olarak görünür durumu da açıklayın. Jant çizikleri, düzensiz aşınma veya daha ayrıntılı inceleme gerektiren bölgeler ayrı belirtilmelidir. Fotoğrafların hangi lastiğe ait olduğu anlaşılmalı; yalnızca üst üste duran setin genel görüntüsüyle yetinilmemelidir.
Ölçüm yapılmadıysa tahmini diş derinliği yazmayın. Saklama için teslim almak, lastiğin sonraki sezonda kullanıma uygun olduğunu onaylamak anlamına gelmez. Şüpheli bir durum görülürse müşteriye bildirin ve takma işlemi öncesinde teknik değerlendirme gerektiğini kaydedin.
Etiket ve Raf Düzeni Nasıl Kurulmalı?
Set numarasını her lastiğe veya lastiğin ayrı ambalajına okunabilir biçimde iliştirin. Yalnızca tek poşetin üzerinde bulunan etiket, set ayrıldığında diğer lastikleri tanımsız bırakabilir. Set içindeki parçaları 1/4, 2/4 gibi numaralandırmak sayımı kolaylaştırır.
Raf konumları bütün çalışanların anlayacağı sabit bir düzende tanımlanmalıdır. Örneğin “B-03-02”, B bölümündeki üçüncü rafın ikinci seviyesini gösterebilir. Kullanılan kodun anlamı ekip içinde aynı olmalıdır.
Bir set başka rafa taşındığında konum kaydını hemen güncelleyin. Örneğin yoğunluk nedeniyle geçici hazırlık alanına alınan lastikler, fiziksel olarak eski rafta bulunmasa da kayıtta orada görünebilir. Bu geçişi de izlemek gerekir.
Sezon Değişiminde Teslim Nasıl Yapılmalı?
Randevu öncesinde set numarası, raf konumu ve adet bilgisi kontrol edilerek lastikler hazırlanabilir. Bu hazırlık, müşterinin geldiği anda depoda arama yapılmasını azaltır. Yoğun günlerin planlanması için Oto Servislerde Randevu Yönetimi Nasıl Yapılır? yazısındaki yaklaşımdan yararlanabilirsiniz.
Teslim sırasında müşteri, set numarası ve lastik bilgilerini yeniden eşleştirin. Teslim tarihi, teslim edilen adet ve teslim alan kişi kayda geçmelidir. Dört lastikten yalnızca ikisi verildiyse bütün seti teslim edilmiş olarak kapatmayın.
Araç satışı veya üçüncü kişiye teslim talebinde, lastiklerin kime verileceğini müşteriyle doğrulayın. Eski plakayı değiştirmek uğruna önceki saklama geçmişini silmeyin.
Dijital Takipte Hangi Kayıtlar Birlikte Görülmeli?
Depoda bulunan, teslim için hazırlanan ve teslim edilen setleri ayrı durumlarla izlemek yararlıdır. Belirli aralıklarla fiziksel sayım yaparak raflardaki lastikleri kayıtlarla karşılaştırın. Eksik etiket veya yanlış konumu sezon yoğunluğu başlamadan düzeltin.
Autobioca’nın servis yönetiminde lastik oteli kayıtları ve raf bilgileri ilgili müşteri ve araçla birlikte saklanabilir. Bu bağlantı, ekibin doğru kayda ulaşmasını kolaylaştırır. Düzenin devamlılığı için her teslim ve yer değişikliğinde kaydı güncelleyecek sorumlu da belirlenmelidir.
