Oto serviste son kontrol, yapılan işlemlerin müşteri talebiyle karşılaştırıldığı ve onarım sonucunun doğrulandığı aşamadır. Bir parçanın değiştirilmiş veya bakımın tamamlanmış olması, teslim hazırlığının bittiği anlamına gelmez. Eksik işlem, devam eden şikâyet veya kayda geçmeyen bir bulgu bu aşamada fark edilebilir.
Kontrolün kapsamı yapılan işe göre belirlenmelidir. Yağ bakımı yapılan araçla fren sistemi onarılan araç aynı teknik kontrol listesinden geçirilmez. Ortak teslim kontrollerinin yanında, her işlem için üreticinin öngördüğü doğrulama adımları uygulanmalıdır.
İş Emrindeki Talepler Tek Tek Karşılaştırılmalı
İlk olarak müşterinin araç kabulünde bildirdiği şikâyetler ve onayladığı işlemler gözden geçirilmelidir. Her talebin karşısında tamamlandı, kontrol edildi, ertelendi veya onay bekliyor gibi açık bir sonuç bulunmalıdır.
Örneğin müşteri hem bakım hem de klima kontrolü istemişse yalnızca bakımın tamamlanmasıyla iş emri kapatılmamalıdır. Klima için ne yapıldığı, sorun bulunup bulunmadığı ve devam eden bir ihtiyaç olup olmadığı belirtilmelidir.
Bu karşılaştırmanın yapılabilmesi için servis iş emrinin düzenli yönetilmesi gerekir. Sözlü aktarılan taleplerin kayda geçirilmemesi, teslim sırasında “Bunu da söylemiştim” türündeki anlaşmazlıklara zemin hazırlar.
Yapılan Onarımın Sonucu Doğrulanmalı
Son kontrol, yalnızca değiştirilen parçaya bakmakla sınırlı kalmamalıdır. İşlemin hedeflediği sorunun giderilip giderilmediği uygun yöntemle değerlendirilmelidir. Gereken durumlarda ölçüm, cihaz kontrolü, sabit çalışma testi veya güvenli yol testi yapılmalıdır.
Şikâyet yalnızca motor sıcakken ortaya çıkıyorsa soğuk motorda yapılan kısa kontrol yeterli olmayabilir. Benzer şekilde aralıklı bir sesin o anda duyulmaması, sorunun kesin olarak çözüldüğünü göstermez.
Kontrol kaydında “Sorun yok” yerine testin koşulları ve sonucu yazılmalıdır. Örneğin “Motor çalışma sıcaklığındayken yeniden çalıştırma kontrol edildi, şikâyet tekrarlanmadı” ifadesi daha açıklayıcıdır. Belirti doğrulanamadıysa bu durum müşteriye açıkça aktarılmalıdır.
Kontrol Sorumlusu Belli Olmalı
İşlemi yapan teknisyen kendi çalışmasını kontrol etmelidir. Servisin imkânları elveriyorsa özellikle güvenlikle ilgili işlemlerde ikinci bir yetkin kişinin doğrulaması da planlanabilir. Kontrolü kimin yaptığı belirsiz bırakılmamalıdır.
Son kontrolde eksik bulunduğunda araç yeniden ilgili işleme yönlendirilmelidir. Düzeltme tamamlandıktan sonra ilgili kontrol tekrarlanmalı ve sonuç kaydedilmelidir. “Ustaya söylendi” notu, eksikliğin giderildiğini gösteren bir kayıt değildir.
Kontrol için günlük iş planında zaman ayrılması da önemlidir. Müşteriye teslim saati verilirken yalnızca onarım süresi hesaplanırsa son kontrol aceleye gelebilir.
Araç ve Belgeler Teslime Hazırlanmalı
Müdahale edilen bölgelerde işlemle ilgili bağlantılar, kapaklar, koruyucular ve sızdırmazlık noktaları uygun prosedüre göre kontrol edilmelidir. Araçta takım, bez veya sökülen parça bırakılmadığından emin olunmalıdır.
Kabin ve temas edilen yüzeyler gözden geçirilmeli; anahtar, ruhsat ve teslim alınan diğer eşyalar araç kabul kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Bu aşama, teknik kontrolün ardından yapılacak ayrı bir teslim hazırlığı olarak ele alınabilir.
İş emri ile ücretlendirme kayıtları da uyuşmalıdır. Kullanılan parçalar ve yapılan işçilik açıkça gösterilmeli, onaylanan ek işlemler belgelenmelidir. Son kontrolde yeni bir ihtiyaç çıkarsa ek onarım için müşteri onayı alınmadan işlem kapsamı genişletilmemelidir.
Müşteriye Hangi Bilgiler Aktarılmalı?
Teslimi yapan çalışan; yapılan işlemleri, kontrol sonuçlarını ve varsa devam eden ihtiyaçları açıklayabilmelidir. Teknisyenin bildiği önemli bir ayrıntının müşteri danışmanına ulaşmaması, doğru yapılan işin eksik anlatılmasına neden olabilir.
Takip kontrolü veya özel kullanım talimatı gerekiyorsa gerekçesiyle birlikte yazılı olarak paylaşılmalıdır. Onarım sonrası her araca aynı uyarı metni vermek yerine, yapılan işe uygun bilgi hazırlanmalıdır.
Autobioca’da iş emirlerinin ve araç geçmişinin birlikte tutulması, teslim sırasında ilgili işlem kayıtlarına ulaşmayı kolaylaştırır. Servis içinde belirlenen son kontrol düzeni bu kayıtlarla desteklendiğinde, müşteriye ne yapıldığı ve hangi sonucun alındığı daha açık anlatılabilir.
