Bir araç servise geldiğinde yapılan iş yalnızca arızayı tespit edip onarmaktan ibaret değildir.
Aracın kabul edilmesi, müşterinin şikâyetinin doğru şekilde kaydedilmesi, yapılacak işlemlerin belirlenmesi, kullanılan parçaların takibi, müşterinin bilgilendirilmesi, ödeme alınması ve aracın teslim edilmesi gerekir. Gün içerisinde birkaç araç olduğunda bütün bu süreci takip etmek kolay görünebilir. Araç sayısı, çalışan sayısı ve müşteri trafiği arttıkça işin yönetim tarafı da büyümeye başlar.
Bir süre sonra servis içerisinde şu sorular daha sık duyulur:
“Bu araç için en son ne yapılmıştı?”
“Müşteri hangi işlemi istemişti?”
“Parça değişmiş miydi?”
“Bu aracın ödemesi alındı mı?”
“Geçen bakımda hangi yağ kullanılmıştı?”
“Aracı hangi usta yapmıştı?”
Bilginin kâğıtlarda, WhatsApp konuşmalarında, Excel dosyalarında veya çalışanların hafızasında tutulması servis büyüdükçe işleri zorlaştırabilir.
Oto servis programları tam olarak bu noktada devreye girer.
Oto Servis Programı Nedir?
Oto servis programı, bir servisin günlük operasyonlarını tek sistem üzerinden yönetmesini sağlayan yazılımdır.
Müşteri ve araç kayıtlarından iş emirlerine, servis geçmişinden stok takibine kadar servis içerisinde kullanılan birçok bilgi aynı yerde tutulabilir.
Programın amacı yalnızca kayıt oluşturmak değildir. Asıl amaç, aracın servise girişinden teslimine kadar geçen süreci daha düzenli ve takip edilebilir hale getirmektir.
Örneğin bir müşteri aracını bakım için servise bıraktığında sistem üzerinden:
-
müşteri kaydı görüntülenebilir,
-
araç seçilebilir,
-
kilometre bilgisi girilebilir,
-
müşterinin talepleri kaydedilebilir,
-
iş emri oluşturulabilir,
-
yapılacak işlemler eklenebilir,
-
kullanılan parçalar kayıt altına alınabilir,
-
işlem durumu takip edilebilir,
-
ödeme bilgileri kaydedilebilir,
-
yapılan işlemler aracın servis geçmişine eklenebilir.
Araç birkaç ay sonra yeniden geldiğinde önceki işlemlere tekrar ulaşmak mümkün olur.
Bu da servis çalışanlarının “Geçen sefer ne yapmıştık?” diye eski kayıtları aramak zorunda kalmasını önemli ölçüde azaltır.
Servis Yönetiminde En Büyük Sorun Genellikle Bilginin Dağınık Olmasıdır
Birçok serviste aslında gerekli bilgiler vardır.
Sorun, bu bilgilerin farklı yerlerde tutulmasıdır.
Müşteri telefonu bir personelin rehberinde olabilir. Aracın yapılan işlemleri deftere yazılmış olabilir. Kullanılan parçalar başka bir Excel dosyasında tutulurken ödeme bilgisi muhasebe tarafında bulunabilir.
Tek bir araç hakkında bilgi almak için birkaç farklı yere bakmak gerekebilir.
İyi bir oto servis programı bu dağınıklığı azaltır.
Araç, müşteri, iş emri ve yapılan işlemler birbirine bağlı tutulduğu için servis geçmişine ulaşmak çok daha kolay hale gelir.
Örneğin bir aracın kaydı açıldığında geçmiş bakım tarihleri, kilometre bilgileri ve yapılan işlemler görülebilir. Böylece müşteriyle konuşurken daha net bilgi verilebilir.
İş Emirleri Servisteki Süreci Daha Takip Edilebilir Hale Getirir
İş emri, servis yönetiminin temel parçalarından biridir.
Aracın servise neden geldiği ve araç üzerinde hangi işlemlerin yapılacağı iş emri üzerinden takip edilir.
İş emrinde genellikle şu bilgiler bulunabilir:
Müşteri bilgileri, araç bilgileri, kilometre, müşterinin talepleri, yapılacak işlemler, kullanılan parçalar, işçilikler, fiyatlar ve işlem durumu.
Bu yapı özellikle aynı anda birçok araç üzerinde çalışan servislerde önemlidir.
Hangi aracın beklediği, hangisinin işlemde olduğu, hangi araçta parça beklendiği veya hangi aracın teslimata hazır olduğu daha kolay görülebilir.
Servis danışmanı sürekli atölyeye gidip araçların durumunu sormak zorunda kalmaz. Atölye tarafında da hangi araçta ne yapılacağı daha net hale gelir.
Araç Geçmişi Servis İçin Değerli Bir Kayıttır
Düzenli çalışan servislerin zaman içerisinde oluşturduğu en önemli verilerden biri araç geçmişidir.
Bir araç yıllar boyunca aynı servise geliyorsa yapılan her işlem aslında aracın bakım geçmişinin bir parçasıdır.
Örneğin:
120.000 kilometrede triger değişmiş olabilir.
132.000 kilometrede ön fren balataları değiştirilmiş olabilir.
140.000 kilometrede periyodik bakım yapılmış olabilir.
Araç 151.000 kilometrede tekrar servise geldiğinde geçmiş işlemleri görebilmek hem servis çalışanının hem de müşterinin işini kolaylaştırır.
Tekrar değiştirilmesine gerek olmayan parçalar görülebilir, yaklaşan bakım ihtiyaçları daha sağlıklı değerlendirilebilir ve müşteriye daha doğru bilgi verilebilir.
Bu kayıtların düzenli tutulması müşterinin aynı servisi tercih etmeye devam etmesini de kolaylaştırabilir. Çünkü servis artık yalnızca aracı tamir eden yer değil, aracın geçmişini bilen bir işletme haline gelir.
Müşteri Takibi Daha Düzenli Hale Gelir
Oto servislerinde müşteri ilişkisi genellikle tek seferlik değildir.
Araç bakım için tekrar gelir. Lastik değişimi yapılır. Muayene öncesinde kontrol edilir. Arıza oluştuğunda yeniden servise getirilir.
Bu nedenle müşteri geçmişinin düzenli tutulması önemlidir.
Bir servis programında müşteri kaydı üzerinden müşteriye ait araçlar ve daha önce yapılan işlemler görüntülenebilir.
Müşteri arayıp aracını sorduğunda “Hangi araçtı?” veya “En son ne yapmıştık?” gibi soruların cevabı birkaç saniye içerisinde bulunabilir.
Özellikle yoğun servislerde bu küçük hız farkları gün içerisinde ciddi zaman kazandırabilir.
Randevu Yönetimi Servisin Gününü Önceden Görmesini Sağlar
Randevular yalnızca müşteriye saat vermek anlamına gelmez.
Aslında servis kapasitesinin planlanmasıdır.
Sabah kaç araç gelecek?
Hangi araç uzun sürecek?
Hangi işlemler için belirli bir ustanın bulunması gerekiyor?
Hangi araç için önceden parça hazırlanmalı?
Bunları önceden görebilmek servis içerisindeki yoğunluğun daha dengeli yönetilmesine yardımcı olur.
Kontrolsüz şekilde aynı saate çok fazla araç kabul edilmesi hem çalışanları zorlayabilir hem de müşterinin bekleme süresini artırabilir.
Randevu sistemi sayesinde servis, gün içerisindeki iş yükünü daha erken görebilir.
Stok ve Parça Takibi de Servis Yönetiminin Bir Parçasıdır
Bir aracın işleminin tamamlanması bazen küçük bir parçanın stokta bulunmaması nedeniyle gecikebilir.
Filtreler, yağlar, fren parçaları, ampuller veya sık kullanılan diğer ürünlerin düzenli takip edilmesi bu nedenle önemlidir.
Servis programına stok yönetimi de dahil olduğunda kullanılan parçalar iş emirleriyle ilişkilendirilebilir.
Bir iş emrinde kullanılan ürün stoktan düşebilir ve kalan miktar takip edilebilir.
Bu sayede çalışanların sürekli depoya gidip ürün sayması gerekmez.
Elbette fiziksel stok ile sistemdeki stok bilgilerinin düzenli tutulması gerekir. Yazılım kendi başına stok düzeni oluşturmaz; doğru kullanıldığında mevcut sürecin çok daha kolay takip edilmesini sağlar.
Servis Sahibi İşletmesini Daha Net Görebilir
Bir oto servis programının önemli faydalarından biri de yöneticinin işletme hakkında daha fazla bilgiye ulaşabilmesidir.
Gün içerisinde kaç araç servise geldi?
Kaç iş emri tamamlandı?
Hangi işlemler daha sık yapılıyor?
Ne kadar tahsilat yapıldı?
Hangi müşteriler düzenli olarak geliyor?
Hangi araçlar servisi tekrar ziyaret etmiş?
Bu bilgilerin düzenli tutulması işletmenin yalnızca bugünü değil, geçmiş dönemleri de değerlendirebilmesini sağlar.
Bazı servislerde işletme sahibi operasyonun büyük bölümünü kendi takip eder. İşletme büyüdükçe her aracı, müşteriyi veya ödemeyi tek tek takip etmek mümkün olmayabilir.
Yönetim ekranları burada önemli hale gelir.
Servis sahibi işletmenin genel durumunu tek ekrandan görebilir.
Çalışanlar Değişse Bile Bilgi Serviste Kalır
Kayıtların kişilere bağlı tutulması servisler için önemli bir risktir.
Bir çalışan müşterileri kendi telefonuna kaydediyorsa veya yapılan işlemleri yalnızca kendisi biliyorsa çalışan ayrıldığında o bilgi de işletmeden çıkabilir.
Kurumsal bir servis yapısında bilginin çalışanda değil işletmede kalması gerekir.
Müşteri kayıtları, araç geçmişi ve iş emirleri merkezi bir sistemde tutulduğunda operasyon belirli kişilerin hafızasına daha az bağımlı hale gelir.
Yeni başlayan bir çalışan da eski kayıtlara ulaşarak aracın geçmişini inceleyebilir.
Bu durum servis büyüdükçe çok daha önemli hale gelir.
Küçük Servislerin de Servis Programına İhtiyacı Var mı?
Servis yazılımı yalnızca onlarca çalışanı bulunan büyük işletmeler için gerekli değildir.
İki veya üç kişinin çalıştığı bir servis de zaman içerisinde yüzlerce araç ve müşteri kaydı oluşturabilir.
Asıl konu servis büyüklüğünden çok, takip edilmesi gereken bilginin miktarıdır.
Günde beş araç kabul eden bir servis yılda yaklaşık 1.300 araç kabulü gerçekleştirebilir.
Bu araçların müşteri bilgilerini, işlemlerini, kilometrelerini ve servis geçmişini yalnızca defter üzerinden takip etmek zamanla zorlaşabilir.
Bu nedenle küçük işletmelerde de mümkün olduğunca erken düzenli kayıt alışkanlığı oluşturmak avantaj sağlar.
İyi Bir Oto Servis Programında Neler Olmalı?
Her servisin çalışma şekli aynı değildir. Lastik servisiyle mekanik servis, ekspertiz merkeziyle özel servis aynı operasyonu yürütmez.
Yine de servis yazılımı seçerken bazı temel özelliklerin bulunması işinizi kolaylaştırır.
Müşteri ve araç yönetimi en temel ihtiyaçlardan biridir. Bunun yanında iş emri oluşturma, araç servis geçmişi, randevu yönetimi, stok ve ürün takibi, ödeme kayıtları ve raporlama gibi özellikler günlük operasyonun önemli parçalarını oluşturur.
Burada özellik sayısından çok kullanım kolaylığına dikkat etmek gerekir.
Bir programda onlarca modül bulunabilir. Çalışanların günlük işlerini zorlaştırıyorsa veya bir araç kaydı oluşturmak için gereğinden fazla ekran gezmek gerekiyorsa sistem kısa süre sonra kullanılmamaya başlayabilir.
Servis ortamında hız önemlidir.
Müşteri aracını bırakırken servis danışmanının dakikalarca bilgisayar ekranında form doldurması iyi bir deneyim oluşturmaz.
Programın servis çalışanlarının günlük iş akışına uyum sağlaması gerekir.
Dijital Servis Yönetimi Müşteri Deneyimini de Etkiler
Servis programının faydası yalnızca işletmenin arka tarafında görülmez.
Daha düzenli çalışan bir servis müşteriye de daha iyi hizmet verebilir.
Müşteri aracını bıraktığında talebi net şekilde kayıt altına alınır.
Daha önce yapılan işlemler görüntülenebilir.
Araç teslim edilirken hangi işlemlerin yapıldığı daha açık şekilde anlatılabilir.
Müşteri birkaç ay sonra tekrar geldiğinde servis aracın geçmişini hatırlayabilir.
Bunların her biri müşteride daha düzenli ve profesyonel bir işletme izlenimi oluşturur.
Özellikle araç sahiplerinin servis geçmişine daha fazla önem verdiği bir dönemde kayıtların düzenli tutulması servisin sunduğu hizmetin bir parçası haline geliyor.
Autobioca ile Servis Süreçlerini Tek Yerden Yönetmek
Autobioca, oto servislerinin günlük operasyonlarını daha düzenli şekilde yönetebilmesi için geliştirilen bir servis yönetim platformudur.
Müşteriler, araçlar, iş emirleri, randevular ve servis geçmişi gibi servis içerisinde sürekli kullanılan bilgiler tek sistem üzerinden takip edilebilir.
Bir araç servise geldiğinde müşteri ve araç kaydı üzerinden iş emri oluşturulabilir, yapılacak işlemler eklenebilir ve aracın servis süreci takip edilebilir.
Araç tekrar geldiğinde geçmiş işlemler aynı kayıt üzerinden görüntülenebilir.
Böylece servis içerisinde bilginin farklı defterlerde, dosyalarda veya mesajlarda aranması yerine araçla ilgili kayıtlar daha düzenli bir yapıda tutulur.
Autobioca'nın amacı servisin çalışma şeklini karmaşıklaştırmak değil; günlük olarak zaten yapılan işleri daha kolay takip edilebilir hale getirmektir.
Servis büyüdükçe araç sayısı, müşteri sayısı ve işlem sayısı da artar. Düzenli oluşturulan kayıtlar ise zaman içerisinde işletmenin kendi servis hafızasını meydana getirir.
İyi çalışan bir servis yönetim sistemi tam olarak bunu sağlar: Bugün yapılan bir işlemin bilgisine aylar sonra ihtiyaç duyulduğunda birkaç saniye içerisinde ulaşabilmek.