Şirket aracı zimmet formu; aracın hangi çalışana, ne zaman, hangi kilometrede ve hangi ekipmanlarla teslim edildiğini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. Teslim anındaki hasarlar, kullanım dönemi ve iade bilgileri de aynı kayıtla ilişkilendirilmelidir. Böylece aracın geçmişi yalnızca plaka üzerinden değil, kullanım dönemleri üzerinden de takip edilebilir.
Formu yalnızca anahtar tesliminde imzalanan bir belge olarak düşünmeyin. Aracın kullanıcı değiştirdiği, servise bırakıldığı veya şirkete geri verildiği aşamalarda başvurulabilecek açık bir başlangıç kaydı oluşturun. Uzun süreli tahsis ile günlük ortak kullanım için aynı ayrıntı düzeyi gerekmeyebilir.
Araç Zimmet Formunda Hangi Bilgiler Bulunmalı?
Kullanışlı bir formda şu alanlara yer verilebilir:
-
Kayıt bilgileri: Form numarası, şirket veya şube adı, düzenleme tarihi.
-
Çalışan bilgileri: Adı, soyadı, personel numarası, birimi ve iş iletişim bilgisi.
-
Araç bilgileri: Plaka, marka, model ve şirket içi araç numarası; gerektiğinde şasi numarası.
-
Teslim bilgileri: Tarih, saat, yer, kilometre ve yaklaşık yakıt veya şarj seviyesi.
-
Kullanım kapsamı: Tahsis amacı, başlangıç tarihi, varsa bitiş tarihi ve kullanım sınırları.
-
Ekipman listesi: Anahtar adedi, ruhsat, yakıt kartı ve araçla verilen diğer malzemeler.
-
Durum kaydı: Mevcut hasarlar, eksikler, gösterge uyarıları ve fotoğraf referansları.
-
Teyit bilgileri: Teslim eden ve teslim alan kişilerin adları, açıklamaları ve imzaları.
İade için aynı alanların karşılaştırılabileceği ayrı bir bölüm ayırın. Boş kalan alanların ne anlama geldiği belirsiz olmamalıdır. Örneğin “kontrol edilmedi”, “araçta bulunmuyor” ve “eksik teslim edildi” farklı durumları anlatır.
Teslim Sırasında Araç Nasıl Kontrol Edilmeli?
Aracı mümkünse teslim eden ve teslim alan kişi birlikte incelemelidir. Kaporta, camlar, aynalar, lastikler ve iç döşemelerde görülen hasarları konum belirterek yazın. “Araç çizik” yerine “sol arka kapıda çizik” gibi anlaşılır ifadeler kullanın.
Fotoğraflarda aracın genel görünümüyle birlikte mevcut hasarların ayrıntıları da yer alsın. Gösterge panelindeki kilometreyi kaydedin; fotoğrafları form numarası ve teslim tarihiyle ilişkilendirin. Önceki kullanıcıya ait fotoğrafları yeni teslimin kaydı olarak kullanmayın.
Ekipmanları tek tek sayın. Örneğin iki anahtar yerine yalnızca bir anahtar verildiyse bunu açıkça belirtin. Elektrikli araçlarda teslim edilen şarj kablosunu da listeleyin. Güvenliği etkileyen bir kusur fark edilirse araç kullanıma verilmeden önce değerlendirilmelidir.
Kullanım Kuralları Nasıl Açıklanmalı?
Çalışanın arıza, kaza veya bakım ihtiyacında kime ulaşacağını belirtin. Yakıt ve şarj işlemlerinin nasıl yapılacağı, özel kullanımın kapsamı ve aracın başka bir sürücüye verilmesine ilişkin şirket kuralları anlaşılır olmalıdır.
Uzun bir kullanım politikasını her forma yeniden yazmak yerine ilgili belgenin adını, tarihini ve sürümünü kaydedebilirsiniz. Çalışanın hangi kurallar hakkında bilgilendirildiği böylece takip edilebilir. Bakım sorumluluğunu açıklarken randevuyu kimin oluşturacağını ve kilometre bilgisini kimin bildireceğini de netleştirin.
Bakım sürecinin kurulması için Filo Araçlarında Bakım Takibi Nasıl Yapılır? yazısındaki adımlardan yararlanabilirsiniz.
Ortak Kullanılan Araçlarda Zimmet Nasıl Takip Edilir?
Bir aracı aynı gün birden fazla çalışan kullanıyorsa yalnızca bir kişinin adına düzenlenen uzun süreli kayıt yeterli ayrıntıyı sağlamaz. Her kullanım için teslim ve dönüş saati, sürücü, kilometre ve yeni tespitler kaydedilmelidir.
Örneğin araç sabah bir çalışandan öğleden sonra diğerine geçiyorsa iki kullanım dönemi arasında kısa bir kontrol yapılmalıdır. Böylece sonradan fark edilen eksikliğin hangi aşamada kayda girdiği anlaşılır. Değişen kullanıcı bilgisini eski kaydın üzerine yazarak önceki teslim geçmişini silmeyin.
Araç İade Edildiğinde Kayıt Nasıl Kapatılmalı?
İade sırasında kilometreyi, yakıt veya şarj seviyesini, anahtarları ve ekipmanları teslim kaydıyla karşılaştırın. Yeni görülen hasarları ayrı yazın; açıklama gerektiren konuları ve çalışan beyanını kayda ekleyin.
İadenin tarihini, saatini ve aracı teslim alan kişiyi belirtin. İnceleme bekleyen bir konu varsa bunu kaydı kapatırken görünür bırakın. Formu, fotoğrafları ve ilgili bakım belgelerini aynı araç dosyasında saklamak, sonraki teslimde sıfırdan bilgi toplamayı önler.
