Bu yazıyı dinleyin
Bir filoda araç sayısı arttıkça bakım takibini yalnızca kilometreye bakarak yürütmek zorlaşır. Her aracın kullanım yoğunluğu, yaptığı yol, önceki servis işlemleri ve yaklaşan bakım ihtiyaçları farklı olabilir. Bu nedenle filo bakım takibi, “hangi araç ne zaman servise gidecek?” sorusundan daha geniş bir süreci kapsar. Amaç; araçların bakım geçmişini düzenli tutmak, beklenmedik arızaları azaltmak ve operasyonun gereksiz yere aksamasını önlemektir.
Bakım Takibi Neden Filo Yönetiminin Temel Parçasıdır?
Tek bir araçta unutulan bakım çoğu zaman araç sahibini etkiler. Filoda ise aynı durum iş planına, teslimata, saha ekibine veya müşteri programına kadar uzanabilir. Bakımı geciken bir araç birkaç gün kullanılamadığında yerine başka araç ayırmak gerekebilir. Yedek araç yoksa operasyon doğrudan etkilenir.
Düzenli kayıt tutulduğunda araçların hangi tarihte, hangi kilometrede ve hangi işlemler için servise girdiği görülebilir. Böylece yalnızca yaklaşan bakımlar değil, tekrar eden masraflar ve belirli araçlarda sıklaşan servis ihtiyaçları da daha kolay fark edilir.
Her Araç İçin Ayrı Geçmiş Tutulmalı
Filo yönetiminde tüm araçları aynı bakım planına göre değerlendirmek sağlıklı değildir. Aynı marka ve model araçlar bile farklı kullanım şartlarına sahip olabilir. Biri şehir içinde kısa mesafelerde çalışırken diğeri her gün uzun yol yapabilir.
Bu nedenle her araç için bakım, onarım, lastik, muayene, kilometre ve yapılan diğer işlemlerin ayrı kaydedilmesi gerekir. Servis faturaları veya işlem notları da mümkün olduğunca araç kaydıyla birlikte tutulmalıdır. Aylar sonra aynı araçta benzer bir sorun oluştuğunda geçmiş işlemlere ulaşmak, hem teşhis hem de maliyet kontrolü açısından fayda sağlar.
Kilometre ve Tarih Birlikte İzlenmeli
Bakım planlaması yalnızca takvim üzerinden yapılmamalıdır. Bazı araçlar kısa sürede yüksek kilometre yaparken bazıları aylar boyunca sınırlı kullanılabilir. Bu nedenle tarih ve kilometre bilgisinin birlikte takip edilmesi daha sağlıklı bir planlama sağlar.
Bakım aralıkları marka, model, motor ve kullanım koşullarına göre değişebildiği için üretici tavsiyeleri esas alınmalıdır. Filo yöneticisinin görevi tek bir genel bakım aralığı belirlemekten çok, her aracın kendi planını görünür ve takip edilebilir hale getirmektir.
Bakım Maliyeti Sadece Servis Faturasından İbaret Değildir
Bir aracın bakım maliyetini değerlendirirken yalnızca serviste ödenen tutara bakmak yanıltıcı olabilir. Aracın serviste kaldığı süre, iş kaybı, ikame araç ihtiyacı ve tekrarlayan arızalar da toplam maliyetin parçasıdır.
Örneğin benzer görevlerde kullanılan iki araçtan biri yıl içinde sürekli servise giriyorsa, yalnızca toplam bakım faturası değil, aracın operasyon dışında kaldığı süre de değerlendirilmelidir. Düzenli kayıtlar hangi araçların filoya daha fazla maliyet oluşturduğunu görmeyi kolaylaştırır.
Filo Bakım Takibinde Dijital Kayıt Ne Sağlar?
Excel dosyaları veya farklı çalışanlarda tutulan notlar küçük filolarda bir süre yeterli olabilir. Araç sayısı arttıkça bilgilerin dağılması, eski kayıtlara ulaşılamaması ve aynı verinin farklı yerlerde tutulması sıklaşır.
Dijital bir filo yönetim yapısında araç geçmişi, bakım kayıtları, giderler ve kilometre bilgileri araç bazında daha düzenli takip edilebilir. Autobioca kurumsal araç yönetimi de birden fazla aracı bulunan işletmelerin araçlarını merkezi bir yapı üzerinden yönetebilmesine yönelik olarak geliştirilmiştir.
İyi bir filo bakım planı yalnızca araçları zamanında servise göndermek değildir. Hangi aracın ne kadar kullanıldığı, geçmişte hangi işlemlerin yapıldığı, ne kadar maliyet oluşturduğu ve ne kadar süre operasyon dışında kaldığı birlikte izlenmelidir. Bu veriler düzenli tutulduğunda bakım süreci günlük bir takip işinden çıkar ve filo yönetiminde daha sağlıklı kararlar alınmasını sağlayan bir veri kaynağına dönüşür.