Şirket araçlarının hangi çalışan tarafından kullanıldığını takip etmek için her teslim ve iadeyi araç, çalışan, tarih ve saat bilgisiyle kaydetmek gerekir. Yalnızca aracın mevcut kullanıcısını bilmek yeterli değildir. Geçmişte belirli bir gün ve saatte aracın kimde olduğu da görülebilmelidir.
Özellikle aynı aracı birden fazla çalışanın kullandığı işletmelerde anahtar teslimiyle kayıt işlemi birlikte yürütülmelidir. Sonradan mesajları araştırarak kullanım geçmişini oluşturmaya çalışmak, eksik veya çelişkili bilgilere yol açabilir.
Sabit Zimmet ile Günlük Kullanım Kaydı Nasıl Ayrılır?
Bir araç uzun süreli olarak bir çalışana tahsis edilebilir. Ancak bu çalışan izinliyken, başka bir şubedeyken veya farklı bir görevdeyken aracı başka biri kullanabilir. Sabit zimmet bilgisi, bu geçici kullanımları tek başına açıklamaz.
Bu nedenle araçtan genel olarak sorumlu çalışan ile belirli zaman aralığında aracı kullanan kişi ayrı tutulmalıdır. Teslim koşullarının nasıl belgeleneceği için Şirket Araçları İçin Zimmet Formu Nasıl Hazırlanır? yazısından yararlanabilirsiniz. Günlük kullanım kayıtları, bu belgenin yanında aracın hareketlerini açıklayan tamamlayıcı kayıtlar olmalıdır.
Araç Tesliminde Hangi Bilgiler Kaydedilmeli?
Kısa ve düzenli doldurulabilen bir kayıt yapısı oluşturun. Her kullanım için şu bilgiler yeterli bir başlangıç sağlar:
-
Araç plakası veya şirket içi araç numarası.
-
Çalışanın adı ve personel numarası.
-
Gerçekleşen teslim tarihi ve saati.
-
Teslim sırasındaki kilometre ve yakıt seviyesi.
-
Görev veya kullanım amacı.
-
Planlanan dönüş zamanı.
-
Mevcut hasar, eksik ekipman ve ilgili fotoğraflar.
-
Teslim eden ve teslim alan kişilerin teyidi.
Planlanan teslim saati ile gerçekleşen teslim saatini karıştırmayın. Rezervasyon yapılmış olması, aracın o çalışan tarafından kullanıldığını kanıtlamaz. İptal edilen veya başka çalışana devredilen rezervasyonlar da güncellenmelidir.
Aynı Gün İçindeki Kullanıcı Değişiklikleri Nasıl İzlenir?
Örneğin aracı sabah 09.00’da Deniz teslim alsın ve 12.15’te iade etsin. Ece aynı aracı 13.00’te kullanmaya başlasın. Tek satırda kullanıcı adını Deniz’den Ece’ye çevirmek, sabahki kullanım bilgisini kaybettirir.
Bunun yerine Deniz’in kaydı iade saati ve kilometresiyle kapatılmalı, Ece için yeni kayıt açılmalıdır. Araç çalışanlar arasında doğrudan devrediliyorsa devir anı da kaydedilmelidir.
İade sonrasında yeni teslim yapılana kadar araç havuzda veya otoparkta görünebilir. Bu aralığı önceki çalışanın kullanımına eklemeyin. Kullanıcı değişikliklerinin eski kayıtları silmeden saklanması, sonradan yapılacak incelemeleri kolaylaştırır.
GPS Takibi Sürücüyü Belirlemek İçin Yeterli mi?
GPS verisi aracın konumunu ve hareketini gösterebilir; tek başına direksiyon başındaki kişiyi belirlemez. Sürücü tanıma özelliği bulunan sistemlerde bile doğru kullanıcı eşleştirmesi ve kullanım sonunda oturumun kapatılması önemlidir.
Kartın başka birine verilmesi veya önceki sürücünün sistemde açık kalması hatalı eşleştirme oluşturabilir. Bu nedenle konum kayıtları, teslim ve iade bilgilerini destekleyen veri olarak değerlendirilmelidir. GPS bulunmayan küçük filolarda da düzenli bir kullanım çizelgesiyle takip başlatılabilir.
İade Edilmeyen veya Eksik Kalan Kayıtlar Nasıl Yönetilir?
Gün sonunda açık kullanım kayıtlarını kontrol edecek bir sorumlu belirleyin. Anahtarın masaya bırakılması, iade kaydının tamamlandığı anlamına gelmemelidir. İade saati, kilometre, yakıt seviyesi ve bildirilen yeni sorunlar birlikte işlenmelidir.
Geç girilen kayıtlarda gerçek kullanım zamanı ile kaydın oluşturulduğu zamanı ayrı tutun. Yanlış bilgi düzeltilirken değişikliği yapan kişi ve açıklaması görülebilsin. Çalışanlara hangi bilgilerin neden toplandığını açıklayın; kayıtlara erişimi görev gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlandırın.
Güncel kilometre bilgisi, filo araçlarında bakım takibini de destekler. Ancak yeni fark edilen bir hasarı yalnızca son kullanıcıya bakarak değerlendirmeyin; önceki teslim fotoğraflarını ve bildirimleri birlikte inceleyin.
Takibin işe yaraması, her anahtar devrinde aynı adımların uygulanmasına bağlıdır. Düzenli kayıt sayesinde hem aracın mevcut kullanıcısı hem de geçmiş kullanım aralıkları açıkça görülebilir.
