Oto serviste personelin yaptığı işleri takip etmek için her işlemi ilgili iş emrine ve işi yapan çalışana bağlamak gerekir. Yalnızca aracın hangi ustada olduğunu bilmek yeterli değildir. Kimin hangi işlemi yaptığı, çalışmanın ne zaman başladığı, neden durduğu ve nasıl tamamlandığı kayıtta görünmelidir.
Bu düzen, servis sorumlusunun iş dağılımını görmesini ve gecikmelere zamanında müdahale etmesini kolaylaştırır. Takibin amacı yalnızca tamamlanan araç sayısını ölçmek olmamalıdır; işin kapsamı, bekleme nedenleri ve yapılan kontrol de değerlendirilmelidir.
İşler Personele Nasıl Atanmalı?
Araç için açılan iş emrini yapılacak işlemlere ayırın. Örneğin periyodik bakım, fren kontrolü ve elektrik arızası incelemesi aynı araçta farklı çalışanlar tarafından yürütülebilir. Bütün aracı tek kişinin üzerine kaydetmek, diğer çalışanların katkısını görünmez hâle getirebilir.
Her işlem için sorumlu çalışanı, işin kapsamını ve önceliğini belirleyin. Birden fazla kişi birlikte çalışacaksa görevlerini ayrı yazın. Böylece personel değiştiğinde veya iş başka bir ustaya devredildiğinde hangi aşamadan devam edileceği anlaşılır.
Kayıt yapısını oluştururken Oto Servislerde İş Emri Nedir? Nasıl Yönetilir? yazısındaki temel alanlardan yararlanabilirsiniz.
Personel İş Takibinde Hangi Bilgiler Kaydedilmeli?
Başlangıç için aşağıdaki bilgiler yeterli bir çerçeve oluşturur:
-
İş emri numarası ve araç plakası.
-
Yapılacak işlemin açık tanımı.
-
İşlemi üstlenen çalışan veya çalışanlar.
-
Başlangıç, duraklama ve tamamlanma zamanları.
-
Bekleme nedeni ve sonraki adım.
-
Yapılan işlem, kullanılan parçalar ve kontrol sonucu.
“Araca bakıldı” gibi genel ifadeler yerine yapılan işi açıklayın. Örneğin “ön fren balataları kontrol edildi, ölçüm sonucu kaydedildi” ifadesi daha izlenebilirdir. Ölçüm yapıldıysa ilgili değeri ve değerlendirmeyi de ekleyin.
Kayıtları mümkün olduğunca işlem sırasında güncelleyin. Gün sonunda hafızadan doldurulan kayıtlar, kısa işler ve görev değişiklikleri konusunda eksik kalabilir.
Çalışma Süresi ile Bekleme Süresi Nasıl Ayrılır?
Aracın serviste geçirdiği süre, personelin araç üzerinde çalıştığı süreyle aynı değildir. Parça tedariki, müşteri onayı veya ekipman beklenmesi nedeniyle geçen zamanı ayrıca belirtin.
Örneğin bir işlem saat 09.00’da başlayıp 12.00’de tamamlanmış olsun. Personel 09.00–10.00 arasında çalışmış, iki saat parça beklemişse aktif çalışma bir saattir. İşlemi doğrudan üç saatlik çalışma olarak kaydetmek değerlendirmeyi bozar.
İki çalışan aynı işlemde birer saat çalıştıysa toplam emek iki kişi-saattir. Bu değer, aracın işlemde geçirdiği bir saatle karıştırılmamalıdır. Ayrıca müşteriye fiyatlandırılan işçilik süresi, fiilen harcanan süreyle aynı olmak zorunda değildir. Oto Servislerde İşçilik Ücreti Nasıl Hesaplanır? yazısı bu ayrımı tamamlar.
Tamamlanan İş Nasıl Kontrol Edilmeli?
Personelin işlemi bitirmesiyle aracın teslimata hazır olması ayrı aşamalardır. Yapılan işin kapsamına uygun kontrol tamamlanmadan kaydı doğrudan teslim edildi olarak kapatmayın.
İşi yapan kişiyi, kontrolü gerçekleştiren kişiyi ve kontrol sonucunu belirtin. Eksik işlem varsa yeniden açılan görevin nedenini yazın. Kontrolde fark edilen eksiklikle müşterinin sonradan bildirdiği yeni talebi aynı kayıt türü olarak değerlendirmeyin.
Bir iş başka çalışana devredildiğinde önceki kaydı silmeyin. Tamamlanan adımlar, kalan işler ve sökülen parçaların durumu devralan kişi tarafından görülebilmelidir.
Personel Performansı Nasıl Değerlendirilmeli?
Yalnızca günlük araç sayısıyla karşılaştırma yapmak yanıltıcı olabilir. Arıza teşhisiyle uğraşan bir çalışanla kısa bakım işlemleri yapan çalışanın iş adedi doğal olarak farklılaşır. İşin zorluğunu, destek verilen görevleri ve tekrar işlem gerekip gerekmediğini birlikte inceleyin.
Beklemelerin nedenlerini de değerlendirin. Sürekli parça bekleniyorsa sorun personelin çalışma hızından çok tedarik planında olabilir. Aynı işlemde tekrar eden eksiklikler ise eğitim veya kontrol ihtiyacına işaret edebilir.
Gün sonunda açık işleri, sorumlusu belirlenmemiş görevleri ve ertesi güne kalan kontrolleri gözden geçirin. Kayıt kurallarını ekibe açıkça anlatıp herkese aynı şekilde uygulamak, verilerin daha tutarlı tutulmasını ve iş dağılımının daha adil değerlendirilmesini sağlar.
