Oto serviste yedek parça siparişleri, her parçanın hangi araç ve iş emri için alındığı kaydedilerek takip edilmelidir. Tedarikçi, parça kodu, adet, fiyat ve beklenen teslim zamanı aynı kayıtta bulunmalıdır. Siparişin verilmesi, parçanın teslim alınması ve araca takılması ayrı aşamalar olarak izlenmelidir.
Yalnızca telefon görüşmeleri veya mesajlarla yürütülen takipte aynı parça iki kez sipariş edilebilir, eksik teslimat gözden kaçabilir. Düzenli bir kayıt, parçayı bekleyen teknisyenin ve müşteriyi bilgilendiren personelin aynı bilgiye ulaşmasını sağlar.
Sipariş Vermeden Önce Hangi Bilgiler Doğrulanmalı?
Önce aracın şasi numarasını, motorunu ve parça seçimini etkileyen teknik özelliklerini doğrulayın. Aynı model ve üretim yılında farklı fren, şanzıman veya motor seçenekleri bulunabilir. Yalnızca model adıyla parça istemek uyumsuzluk riskini artırır.
Üretici parça numarasını ve tedarikçinin ürün kodunu ayrı kaydedin. Alternatif marka önerildiğinde uyumluluğu yeniden kontrol edin. Eski parçanın fotoğrafı yardımcı olabilir; ancak katalog ve araç bilgisi kontrolünün yerini tutmaz.
Siparişten önce eldeki stokları ve açık siparişleri inceleyin. Mevcut parçanın başka bir işe ayrılmış olup olmadığını da kontrol edin. Bu ayrımı Oto Servislerde Stok Takibi Nasıl Yapılır? yazısındaki kayıt düzeniyle birlikte değerlendirebilirsiniz.
Yedek Parça Sipariş Kaydında Neler Bulunmalı?
Her siparişe takip edilebilir bir numara verin. Kayıtta en az şu bilgiler yer alsın:
-
İlgili plaka ve iş emri numarası.
-
Parçanın adı, markası ve ürün kodu.
-
Sipariş edilen adet ve birim.
-
Tedarikçi ve tedarikçi sipariş numarası.
-
Alış fiyatı, vergi ve taşıma bedelinin durumu.
-
Sipariş tarihi ve beklenen teslim zamanı.
-
Siparişi veren ve takibini yapan kişi.
Araç için alınan parçayla genel stok için alınan parçayı ayırın. Müşterinin onayladığı işlem kapsamı netleşmeden sipariş veriliyorsa iptal veya iade koşullarını önceden öğrenin. Özellikle özel siparişlerde geri gönderimin mümkün olduğunu varsaymayın.
Sipariş Durumu Nasıl Güncellenmeli?
Basit bir takipte “tedarikçi teyidi bekleniyor”, “sipariş verildi”, “kısmen teslim alındı”, “tamamı teslim alındı” ve “iptal edildi” durumları kullanılabilir. İade işlemleri ise ayrıca izlenmelidir.
Örneğin dört parçalık siparişin üçü geldiyse siparişin tamamını teslim alınmış saymayın. Gelen miktarı her parça için ayrı kaydedin; eksik ürünün yeni teslim tarihini tedarikçiden öğrenin.
Parçanın teslim alınması, araca takıldığı anlamına gelmez. İlgili iş emrine ayrılan ürünün depodaki yeri ve teknisyene teslimi de belli olmalıdır. Oto Servislerde İş Emri Nedir? Nasıl Yönetilir? yazısı, parçayla yapılan işlemin birlikte izlenmesini açıklar.
Gelen Parça Teslim Alınırken Neler Kontrol Edilmeli?
Kutu üzerindeki kodu, ürünün kendisini, adedi ve fiziksel durumunu sipariş kaydıyla karşılaştırın. Sağ ve sol parça, ölçü, bağlantı veya set içeriği gibi ayrıntıları montajdan önce kontrol edin.
İrsaliye veya faturadaki fiyatın anlaşılan tutarla uyumunu inceleyin. Hasarlı ya da yanlış gelen ürünü kullanılabilir stokla karıştırmayın. Sorunu fotoğraf ve açıklamayla kaydederek tedarikçiye bildirin.
Teslimatın kimin tarafından ve ne zaman kabul edildiğini yazın. Bu bilgi, eksik ürün veya yanlış teslimat araştırılırken sürecin yeniden kurulmasını kolaylaştırır.
İade ve Geciken Siparişler Nasıl Takip Edilmeli?
İadede ürün kodunu, miktarı, gerekçeyi, gönderim tarihini ve kargo bilgisini kaydedin. Parçanın gönderilmiş olmasıyla tedarikçinin iadeyi kabul etmesi farklı aşamalardır. Bedel iadesi veya hesap düzeltmesi tamamlanana kadar kaydı açık tutun.
Geciken siparişlerde yeni teslim zamanını öğrenip iş planını güncelleyin. Alternatif ürün kullanılacaksa teknik uygunluğu ve müşteriye sunulan teklifin değişip değişmediğini kontrol edin.
Her gün bekleyen parçaları, eksik teslimatları ve tamamlanmamış iadeleri gözden geçirin. Böylece sipariş takibi, yalnızca “parça geldi mi?” sorusuna değil, hangi işin ne zaman devam edebileceğine de yanıt verir.
