Oto serviste müşteri borçları, her işleme ait toplam tutar, alınan ödemeler ve kalan bakiye birlikte kaydedilerek takip edilir. Aracın teslim edilmiş veya faturanın düzenlenmiş olması, ödemenin tamamlandığı anlamına gelmez. İşin tamamlanması ile tahsilatın kapanması ayrı izlenmelidir.
Düzenli takip için “müşterinin borcu var” notu yeterli değildir. Borcun hangi işlemden doğduğu, ne zaman ödeneceği ve bugüne kadar hangi ödemelerin alındığı açıkça görülebilmelidir. Böylece hem müşteriyle yapılan görüşmeler hem de günlük kasa kontrolleri somut kayıtlara dayanır.
Müşteri Borç Kaydında Hangi Bilgiler Olmalı?
Her açık bakiye için şu bilgileri tutun:
-
Müşterinin adı veya firma unvanı.
-
İlgili araç plakası ve iş emri numarası.
-
Fatura numarası, tarihi ve toplam tutarı.
-
Alınan ödemelerin tarihleri ve tutarları.
-
Ödeme yöntemi ve işlem referansı.
-
Kalan bakiye ve kararlaştırılan ödeme tarihi.
-
Takibi yapan personel ve görüşme notları.
Aynı müşterinin birden fazla aracı varsa borcu yalnızca plakayla takip etmeyin. Müşteri toplam bakiyesini görebilirken her tutarın hangi araç ve işlemle ilişkili olduğunu da koruyun. Ödemeyi yapacak şirketle aracı teslim eden sürücünün farklı olması bu ayrımı özellikle önemli hale getirir.
Kısmi Ödemeler Nasıl Kaydedilmeli?
Her ödemeyi ayrı hareket olarak kaydedin. Örneğin 12.000 TL tutarındaki bir işlem için önce 4.000 TL, teslimde de 3.000 TL alınmışsa toplam tahsilat 7.000 TL, kalan bakiye 5.000 TL olur.
Yalnızca son bakiyeyi değiştirerek önceki ödemelerin izini kaybetmeyin. Tarih, yöntem ve ilgili belge bilgileri korunmalıdır. Önceden alınmış avansın hangi işe uygulandığını belirtin; aynı tutarı teslim sırasında yeniden tahsil edilmiş gibi kaydetmeyin.
Tek bir havaleyle birden fazla fatura ödeniyorsa, tutarın faturalara nasıl dağıtıldığını açıklayın. Müşterinin bildirdiği dağılım belirsizse eşleştirmeyi doğrulamadan rastgele bir faturayı kapatmayın.
Ödeme Vadesi Nasıl Takip Edilmeli?
Vadesi henüz gelmeyen alacaklarla gecikmiş alacakları ayrı gösterin. Araç teslim tarihi, fatura tarihi ve ödeme vadesi farklı olabilir. Gecikmeyi, müşteriyle kararlaştırılan ödeme tarihine göre değerlendirin.
Haftalık takip listesinde gecikmiş bakiyeleri örneğin 1–7 gün, 8–30 gün ve 30 günü aşanlar şeklinde gruplayabilirsiniz. Bunlar işletmenin takip düzenine yönelik örnek aralıklardır.
Müşteri yeni bir ödeme tarihi bildirirse görüşme tarihini ve verilen sözü kaydedin. Ancak ödeme sözü verilmesini tahsilat olarak işlemeyin. Hatırlatma öncesinde güncel banka hareketlerini kontrol ederek ödenmiş borç için tekrar arama yapılmasını önleyin.
Gün Sonunda Tahsilatlar Nasıl Kontrol Edilmeli?
Nakit, kart ve havale ödemelerini ayrı izleyin. Nakit kayıtlarını kasa sayımıyla, havaleleri banka hareketleriyle, kart tahsilatlarını POS kayıtlarıyla karşılaştırın. Müşterinin gönderdiği dekontu ilgili banka hareketiyle eşleştirin.
Kartla alınan ödemenin bankaya geçiş tarihi farklı olabilir. Komisyon kesintisi nedeniyle hesaba daha düşük tutar yatması da müşterinin eksik ödediği anlamına gelmez. Müşteri ödemesi, banka hesabına geçen net tutar ve kesintiyi ayrı değerlendirin.
Fatura toplamıyla aynı günün tahsilat toplamının eşit olması gerekmez. Bugün alınan ödeme, önceki ay yapılan bir işe ait olabilir. Karşılaştırırken raporların hangi tarihi esas aldığını kontrol edin.
İade ve Tutar Değişiklikleri Nasıl İzlenmeli?
İptal, iade veya sonradan yapılan tutar düzeltmelerinde eski kaydı açıklamasız değiştirmeyin. Değişikliğin nedenini, ilgili belgeyi ve bakiyeye etkisini kayıt altında tutun. Müşteriye geri verilen parayı yeni bir giderle karıştırmadan ilgili işlemle eşleştirin.
Ek onarım bedellerinin sonradan anlaşmazlığa dönüşmemesi için iş kapsamını önceden netleştirin. Oto Servislerde Ek Onarım İçin Müşteriden Nasıl Onay Alınır? yazısındaki yaklaşım bu aşamada yardımcı olabilir.
Autobioca Servis Paneli, açık alacak bakiyelerinin ve kasa–banka hareketlerinin takip edilmesini sağlar. Kullandığınız araç ne olursa olsun, her tahsilatı zamanında işlemek ve açık bakiyeleri düzenli kontrol etmek gerekir. Böylece ödeme takibi yalnızca bir çalışanın hafızasına bağlı kalmaz.
