Autobioca’da servis iş emri oluştururken müşteri ve araç bilgilerini doğru kayıtla ilişkilendirip müşterinin talebini, yapılacak işlemleri ve işlem notlarını düzenli biçimde kaydetmek gerekir. İş emri, aracın servise gelişinden teslimine kadar ekibin başvuracağı çalışma kaydıdır.
Autobioca, iş emrini müşteri ve araç kayıtlarıyla birlikte servis operasyonunun bir parçası olarak sunar. Bu yapının faydası, yalnızca yeni kayıt açmakla ortaya çıkmaz. Bilgilerin doğru girilmesi ve iş ilerledikçe güncellenmesi, sonraki ziyaretlerde kullanılabilecek bir araç geçmişi oluşturur.
İş Emri Açmadan Önce Hangi Bilgiler Hazırlanmalı?
Servis hesabınızda işlem yapmadan önce araç plakasını, müşteri iletişim bilgisini, güncel kilometreyi ve servis talebini hazır bulundurun. Mevcut müşteri ve araç kayıtlarını kontrol ederek aynı kişi veya araç için gereksiz tekrar kayıt oluşturmaktan kaçının.
Telefon numarası değişmiş bir müşterinin eski bilgisiyle devam etmek, teklif veya teslim görüşmesinde aksama yaratabilir. Benzer şekilde önceki ziyaretten kalan kilometreyi kullanmak, yeni işlemin yanlış kilometreyle araç geçmişine geçmesine neden olabilir.
Araç kabulünde hangi bilgilerin alınacağını Oto Servislerde Araç Kabul Formu Nasıl Hazırlanır? yazısından inceleyebilirsiniz.
Müşteri ve Araç Bilgileri Nasıl Eşleştirilmeli?
İş emri oluşturma sırasında işlemin doğru müşteriye ve doğru araca ait olduğunu doğrulayın. Plakayı araçla karşılaştırın; marka ve model bilgisini de kontrol edin. Özellikle aynı müşterinin birden fazla aracı varsa yalnızca müşteri adına bakarak ilerlemeyin.
Aracı servise getiren kişiyle işlem hakkında onay verecek kişi farklı olabilir. Böyle bir durumda iletişimin kimle yürütüleceğini kayıt notlarında açıkça belirtin. Bu bilgi, şirket araçlarında veya aracını yakını aracılığıyla servise bırakan müşterilerde karışıklığı azaltır.
Müşterinin Şikâyeti Nasıl Yazılmalı?
Müşterinin anlattığı belirtiyi mümkün olduğunca açık kaydedin. “Araç sorunlu” yerine “motor sıcakken yeniden çalıştırmada marş uzun sürüyor” gibi bir açıklama, incelemeyi daha doğru yönlendirir.
Henüz kontrol yapılmadan müşteri şikâyetini kesin arıza tanısına çevirmeyin. Örneğin “frenlerden ses geliyor” ifadesini doğrudan “balatalar değişecek” şeklinde yazmak, inceleme sonucuyla başlangıç talebini birbirine karıştırır.
Şikâyetin hangi koşullarda görüldüğünü de sorun. İlk çalıştırmada, belirli bir hızda veya yalnızca araç ısındığında oluşması gibi ayrıntılar, iş emrine eklenecek yararlı notlardır.
Yapılacak İşlemler Nasıl Kaydedilmeli?
İşin kapsamını anlaşılır işlem başlıklarına ayırın. Periyodik bakım ve ek bir ses kontrolü isteniyorsa bunları ayrı açıklayın. Böylece bakımın tamamlanması, diğer şikâyetin de incelendiği anlamına gelmez.
Örneğin şu ayrım kullanılabilir:
-
Müşteri talebi: Periyodik bakım ve ön taraftan gelen sesin kontrolü.
-
İlk inceleme: Sesin kaynağının araştırılması.
-
Planlanan işlem: Bakım kapsamındaki işlemlerin belirlenmesi.
-
Ek işlem: İnceleme sonrasında önerilen onarımın ayrıca değerlendirilmesi.
Autobioca’nın servis çözümünde teklif ve müşteri onayı da yer alır. Ek bir onarım gerektiğinde kapsamı ve bedeli müşteriyle netleştirin. İş emrinin açılmış olması, sonradan tespit edilen bütün işlemlerin onaylandığı anlamına gelmez.
İş Emri Oluşturulduktan Sonra Neler Güncellenmeli?
Autobioca’da yapılan işlemleri, kullanılan parçaları ve notları iş ilerledikçe kaydedebilirsiniz. Başlangıçta planlanan işlemlerle gerçekten yapılanların aynı olup olmadığını kontrol edin.
Parça bekleyen veya müşterinin istemediği bir işlemi tamamlanmış gibi bırakmayın. Notlarda bekleme nedenini ve sonraki adımı açıklayın. Örneğin “ön takım kontrolü tamamlandı, önerilen parça değişimi için müşteri dönüşü bekleniyor” ifadesi, başka bir çalışanın süreci anlamasını kolaylaştırır.
Teslim Öncesinde İş Emrinde Neler Kontrol Edilmeli?
Müşterinin başlangıçtaki her talebinin bir karşılığı olduğundan emin olun. Yapılan işlemler, kullanılan parçalar ve müşteriye aktarılacak açıklamalar birbiriyle uyumlu olmalıdır.
Özellikle yapılmayan işleri ve takip gerektiren konuları belirtin. Aracı Servisten Teslim Alırken Nelere Dikkat Edilmeli? yazısındaki başlıklar, teslim görüşmesine hazırlanırken de yardımcı olabilir.
Son kontrolde doğru araç, doğru kilometre ve doğru işlem açıklamalarını doğrulayın. Eksiksiz tutulan Autobioca iş emri, araç tekrar geldiğinde önceki ziyarette ne yapıldığını yeniden araştırmadan görmenizi kolaylaştırır.
