Araç Görevlendirme Formu ne işe yarar?
Belirli bir iş için bir sürücü ve aracın görevlendirildiğini belgeler. Görevin konusu, yeri, tarihleri, yolcular, konaklama ihtiyacı ve tahmini masraflar (yakıt ya da şarj, otoyol, otopark) baştan yazılır; görev sonunda dönüş kilometresi, kat edilen mesafe, gerçekleşen masraf ve görevin tamamlanıp tamamlanmadığı eklenir.
Kimler için uygun?
Saha, satış ve servis ekipleri olan şirketlerde görevlendiren yöneticiler, görevli sürücüler ve filo sorumluları için.
Şablonda hangi alanlar var?
Görevlendirme
Görevlendirme No, Görevlendirme Tarihi, Görevlendiren, Görevli (Sürücü) Ad Soyad, Departman, Telefon
Görev Bilgileri
Görev konusu, Görev Yeri, Başlangıç (tarih / saat), Bitiş (tarih / saat), Tahmini Mesafe (km), Konaklama gerekli mi?, Yolcular
Araç Bilgileri
Plaka, Marka / Model, Çıkış Kilometresi, Yakıt / Şarj Seviyesi, Yakıt / Şarj Kartı
Tahmini Masraflar
Yakıt / Şarj, Otoyol / Köprü / HGS, Otopark, Diğer
Görev Sonu Bilgileri
Dönüş Kilometresi, Toplam Kat Edilen Km, Gerçekleşen Toplam Masraf, Görev tamamlandı mı?, Aracın durumu / notlar
İmza alanları
Görevlendiren Yönetici, Görevli Sürücü, Filo Sorumlusu
Nasıl kullanılır?
- Görevlendirme numarasını ve tarihini yazın; görevlendiren yönetici ile görevli sürücüyü belirtin.
- Görev konusunu, yerini, başlangıç ve bitiş zamanını, tahmini mesafeyi ve yolcuları yazın; konaklama gerekiyorsa işaretleyin.
- Aracı, çıkış kilometresini ve yakıt ya da şarj seviyesini yazın; yakıt kartının verilip verilmediğini ekleyin.
- Tahmini masrafları (yakıt, otoyol, otopark ve diğer) yazın; yönetici imzalasın.
- Görev bittiğinde dönüş kilometresini, toplam mesafeyi ve gerçekleşen masrafı yazın; fiş ve faturaları forma ekleyin.
Sık yapılan hatalar
- Görev sonu bölümünü doldurmadan formu arşive atmak.
- Tahmini masrafı hiç yazmamak: sapma fark edilemez.
- Yolcuları ve konaklama ihtiyacını belirtmemek.
Benzer formlardan farkı
Görevlendirme tek bir görev içindir ve masraf planı içerir. Genel kullanım isteği için Şirket Aracı Kullanım Talep Formu, aracın kullanım yetkisi için Şirket Aracı Kullanım Yetkilendirme Formu, kilometre kaydı için Filo Araç Kilometre Takip Formu kullanılır.