Şirket Aracı Kullanım Talep Formu ne işe yarar?
Bir çalışanın şirket aracını belirli bir amaç ve sürede kullanmak istemesi üzerine düzenlenen, onay akışlı taleptir. Kullanım başlangıcı ve bitişi, güzergâh, istenen araç türü, sürücü tercihi ve yolcular yazılır; yönetici onayı ve filo sorumlusunun araç ile sürücü ataması aynı sayfada tamamlanır.
Kimler için uygun?
Ortak havuzdaki araçları isteyen çalışanlar, talebi onaylayan yöneticiler ve araçları atayan filo ya da idari işler sorumluları için.
Şablonda hangi alanlar var?
Talep Eden
Ad Soyad, Sicil No, Departman, Telefon, Yönetici, Talep Tarihi
Talep Detayları
Kullanım Başlangıcı (tarih / saat), Kullanım Bitişi (tarih / saat), Gidilecek Yer / Güzergâh, Tahmini Mesafe (km), İstenen araç türü, Sürücü, Kullanım amacı
Yolcular
Ad Soyad, Departman
Yönetici Onayı
Karar, Gerekçe / Not
Filo Sorumlusu Ataması
Atanan Araç Plakası, Atanan Sürücü, Çıkış Km / Yakıt, Teslim Eden
İmza alanları
Talep Eden, Departman Yöneticisi, Filo Sorumlusu
Nasıl kullanılır?
- Talep eden çalışan adını, sicil numarasını, departmanını ve yöneticisini yazar; talep tarihini ekler.
- Kullanım başlangıcını ve bitişini, gidilecek yeri ve tahmini mesafeyi yazın; kullanım amacını kısaca belirtin.
- İstenen araç türünü işaretleyin; aracı kendiniz mi kullanacağınızı yoksa şoför mü istediğinizi belirtin ve yolcuları tabloya ekleyin.
- Yönetici talebi inceleyip 'Uygun' ya da 'Uygun değil' işaretler, gerekçesini yazar.
- Filo sorumlusu uygun bir araç ve sürücü atar, çıkış kilometresini yazar; üç imza tamamlandıktan sonra araç teslim edilir.
Sık yapılan hatalar
- Talebi kullanım gününde vermek: araç müsait olmayabilir.
- Yolcuları yazmamak.
- Yönetici onayı olmadan araç teslim etmek.
Benzer formlardan farkı
Talep formu, aracın kullanılması için izin ister. Kullanım izni uzun süreli ve kişiye bağlıysa Şirket Aracı Kullanım Yetkilendirme Formu, belirli bir görev için araç ve masraf planı gerekiyorsa Araç Görevlendirme Formu kullanılır. Talep onaylanınca araç teslimi için Araç Zimmet Formu da düzenlenebilir.