Araç İade Tutanağı ne işe yarar?
Aracın geri verildiği anı, teslimdeki kayıtla yan yana değerlendirebilmek için düzenlenir. Teslimdeki ve iadedeki kilometreyi, kat edilen mesafeyi, ekipmanın eksiksiz dönüp dönmediğini ve yeni oluşan hasarı ayrı ayrı yazdırır; sonda bir değerlendirme notu bırakılır.
Kimler için uygun?
Aracı geri alan taraf için: tahsis eden şirketlerde filo ve idari işler sorumluları, kiralama işletmeleri ile aracını bir süreliğine veren bireyler.
Şablonda hangi alanlar var?
İade Eden
Ad Soyad / Ünvan, Sicil / Kimlik No, Telefon, Departman / Görev
İade Alan
Ad Soyad / Ünvan, Görev, Telefon, Teslim Alınan Yer
Araç Bilgileri
Plaka, Marka / Model, Model Yılı, Şasi No (VIN), Kilometre
İade Bilgileri
İade Tarihi, İade Saati, Teslimdeki Kilometre, İadedeki Kilometre, Kat Edilen Kilometre, Yakıt / Şarj Seviyesi, İade Nedeni
İade Edilen Ekipman ve Belgeler
Araç ruhsatı, Zorunlu trafik sigortası poliçesi, Kasko poliçesi, Yedek anahtar, Yedek lastik / stepne, Kriko ve bijon anahtarı, Reflektör ve ilk yardım çantası, Yangın söndürücü, Yakıt / şarj kartı, HGS / OGS etiketi, Kullanım kılavuzu, Çekme halatı
İade Anındaki Araç Durumu
Araç üzerinde işaretleme şeması
Hasar Karşılaştırması
Teslimde kayıtlı hasarlar, İadede tespit edilen yeni hasarlar, Eksik ekipman / belge, Yapılacak işlem ve değerlendirme
İmza alanları
İade Eden, İade Alan
Nasıl kullanılır?
- İade tutanağını açmadan önce zimmet formunu ya da teslim tutanağını yanınıza alın; ilk kilometre ve hasar şeması oradan okunacak.
- İade eden kişinin bilgilerini yazın; iade nedenini işaretleyin (görev bitti, görev değişikliği, işten ayrılma, bakım ya da diğer).
- Teslimdeki ve iadedeki kilometreyi yan yana yazın, farkı 'Kat edilen kilometre' alanına işleyin; yakıt ya da şarj seviyesini işaretleyin.
- Ekipman tablosunda her kalemi 'Eksiksiz' ya da 'Eksik / hasarlı' olarak işaretleyin; eksik olanı açıklama sütununa yazın.
- Hasar karşılaştırma bölümünde yalnızca teslimde olmayan yeni hasarları yazın ve yapılacak işlemi belirtin; iki taraf imzalasın.
Sık yapılan hatalar
- Şemayı sıfırdan çizip teslimdeki hasarı yeni hasar sanmak: teslim kaydını yanınıza almayın.
- Kat edilen kilometreyi hesaplamadan boş bırakmak.
- Eksik ekipmanı sözlü bildirip forma yazmamak.
- Yakıt seviyesini iade sırasında ölçmeden tahminle yazmak.
Benzer formlardan farkı
İade tutanağı, daha önce yapılmış bir teslimin karşılığıdır; teslim kaydına bakılarak doldurulur. Teslim ve iade anını tek sayfada izlemek istiyorsanız Araç Teslim ve İade Kontrol Formu, sorumluluğun iade değil başka bir kişiye geçmesi söz konusuysa Araç Devir Teslim Tutanağı daha uygundur.